Cómo hacer de la Operación Renta un proceso más simple y ordenado

Soluciones tecnológicas hoy están mucho más al alcance de las Pymes

Cuando la información se registra de manera integrada en un sistema -lo que evita la duplicación de datos- se reducen los errores manuales y es mucho más fácil generar reportes o declaraciones.

La falta de planificación es el principal punto débil de las pequeñas y medianas empresas al enfrentarse a la Operación Renta. Samuel Montupil, director del ecosistema de innovación y partners Latam Defontana lo grafica claramente al decir que "todavía existe la idea de que es un trámite que se resuelve en marzo o abril, cuando en realidad es el resultado de cómo se gestionó la información durante todo el año. Cuando los cierres contables se van acumulando o la información está dispersa en distintas planillas, el proceso se vuelve más complejo y aparecen las observaciones del Servicio de Impuestos Internos".

¿Cuáles son los principales errores en que caen las empresas que no planifican?

"La falta de preparación se traduce en cierres contables atrasados, conciliaciones pendientes y declaraciones juradas que se hacen a última hora. Otro problema frecuente es que la información está en distintas fuentes: planillas Excel, sistemas distintos o registros manuales. Cuando llega el momento de declarar, aparecen diferencias entre lo que dicen los libros contables, las declaraciones juradas o los registros electrónicos. En muchos casos no es un problema de mala fe, sino simplemente de falta de orden o trazabilidad de los datos".

¿Y en qué puede ayudar la tecnología?

"Su rol es clave porque permite automatizar muchos procesos contables y tributarios. Cuando la información se registra de manera integrada en un sistema -lo que evita la duplicación de datos- se reducen los errores manuales y es mucho más fácil generar reportes o declaraciones. Además, las plataformas digitales permiten trabajar con información en tiempo real, lo que ayuda a detectar problemas con anticipación y no recién cuando llega el momento de declarar".

Si bien los beneficios son patentes, no todos pueden acceder a ellos. "La brecha de digitalización sigue siendo un factor relevante", dice Arturo Colvín, product manager de Nubox, quien agrega que sólo una de cada cuatro pymes cuenta con una estrategia formal en esta área. "Esa falta de estructura impacta directamente en la Operación Renta, donde los procesos manuales y la información dispersa aumentan el riesgo de errores y retrasos".

¿Hay un impacto también en el tiempo que le deben dedicar a preparar toda la información necesaria?

"Exactamente. Hoy es posible automatizar gran parte del registro de información contable y tributaria, lo que reduce errores y ahorra mucho tiempo en el proceso. Por ejemplo, los sistemas de contabilidad permiten generar automáticamente declaraciones juradas, conciliar movimientos bancarios y mantener actualizados los registros contables durante todo el año".

Colvín pone sobre la mesa un ejemplo concreto. "Durante la última Operación Renta, más de 114.000 declaraciones juradas se generaron de manera automatizada a través del software de Nubox. La Declaración Jurada 1887 -relacionada con sueldos- puede tardar hasta ocho horas en una gestión manual mientras que, con información integrada en un sistema contable, el proceso puede realizarse en cerca de un minuto. En el caso de la Declaración Jurada 1847, el tiempo de generación puede reducirse en torno a un 95% mediante automatización".

Samuel Montupil hace notar que, en la actualidad, las pymes tienen más posibilidades de acceder a herramientas tecnológicas. "Muchas soluciones funcionan bajo modelos en la nube, con pagos mensuales y sin grandes inversiones iniciales. Incluso existen versiones pensadas para negocios pequeños que permiten ordenar procesos básicos como ventas, contabilidad o inventarios".

Aspectos clave

¿Qué hacer para que el proceso de la Operación Renta sea más rápido y, a la vez, baje la probabilidad de que tenga observaciones posteriores? En Nubox explican que "uno de los puntos más importantes para las pymes y los contadores es verificar que la contabilidad coincida con la información reportada al SII, ya que muchas declaraciones de renta se observan cuando existen diferencias entre ambas. También recomendamos revisar con tiempo los libros contables, el registro de compras y ventas, y los certificados asociados a ingresos o retenciones, para asegurar que toda la información esté correctamente registrada antes de preparar la declaración".

¿Cuáles son las principales características de Nubox?

"Lo que nos diferencia es que desarrollamos soluciones pensadas específicamente para la realidad de las pymes y de los contadores en Chile, entregando una experiencia simple dentro del producto, de fácil implementación y un servicio de soporte multicanal, cercano y siempre disponible. Nuestras herramientas se integran con el SII, automatizan gran parte de las tareas contables y de remuneraciones, y ayudan a que las empresas cumplan con sus obligaciones tributarias y laborales de forma mucho más simple y segura. Nuestra plataforma centraliza procesos que normalmente están dispersos para que toda la información esté conectada en un solo lugar".

En el caso de Defontana, su propuesta es un sistema de gestión empresarial en la nube que permite centralizar procesos clave como contabilidad, ventas, compras, inventario y facturación electrónica en una sola plataforma. "Uno de los principales beneficios es que la información de la empresa queda integrada en un mismo sistema, lo que reduce el trabajo manual y facilita la generación de reportes financieros y tributarios. Además, al ser una solución 100% web, las empresas pueden acceder a su información desde cualquier lugar y trabajar con datos actualizados en tiempo real, lo que mejora el control del negocio y la toma de decisiones", detalla Samuel Montupil.

Protección al contribuyente

Cada vez que un contribuyente considere que fue víctima de una vulneración en su proceso tributario, ya sea en su tramitación con el Servicio de Impuestos Internos o bien con Tesorería General de la República, puede acudir a la Defensoría del Contribuyente (Dedecon). Se trata de un organismo público y gratuito, cuyo trabajo busca facilitar el acceso a información clara, mejorar la comprensión de las obligaciones tributarias y contribuir a que los procedimientos administrativos se desarrollen de manera justa, transparente y respetando todos los derechos.

Según explica, Ricardo Pizarro, Defensor Nacional del Contribuyente, "en el caso específico de la Operación Renta es posible acudir a la Dedecon si Impuestos le está entregando una información tributaria incorrecta, si aparecen impuestos que no le corresponde pagar, si aparece una propiedad que no está asignada a su nombre, si el sistema no le permite hacer correcciones a su declaración o no permite acceder a su carpeta tributaria y si el SII le bloqueó su clave tributaria. A la vez, si una vez hecha la declaración, Tesorería le retiene de manera injusta su devolución de impuestos, entre otras situaciones".

Pizarro comenta que en la página web Dedecon.cl (https://goo.su/FooUKH) hay un Asistente Virtual que permite resolver dudas relacionadas con la Operación Renta. "Si bien este importante proceso de recaudación fiscal que es liderado por el SII, en caso de que ocurran vulneraciones o errores que afecten a personas y empresas, estamos nosotros para velar porque el proceso se desarrolle de manera transparente y ajustado a lo normativo y lo que dicta el Código Tributario".

¿Cuentan con algún tipo de apoyo especial para emprendedores y pymes?

"En la plataforma web de Educación Tributaria de la Defensoría del Contribuyente tenemos la sección Mi Pyme, con contenidos especialmente diseñados para apoyar a micro, pequeñas y medianas empresas en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, entre ellas la Operación Renta. A través de un lenguaje claro y práctico abordamos temas y conceptos que las y los contribuyentes deben conocer para esta etapa trascendental del año tributario. Además, en la sección Te puede servir, reunimos información específica sobre el proceso de Operación Renta, como, por ejemplo quiénes deben presentar la declaración de renta y las principales declaraciones juradas y sus plazos, entre muchas otras cosas".

Samuel Montupil es director del ecosistema de innovación y partners Latam Defontana.

Arturo Colvín es product manager de Nubox.

Ricardo Pizarro es el Defensor Nacional del Contribuyente.